Success Secrets

Grundlagen des Zeitmanagements

Mach das Beste aus deiner Zeit

Zeit ist eine unserer wertvollsten - und flüchtigsten - Ressourcen. Vielleicht hast du schon einmal überrascht auf die Bürouhr geschaut und festgestellt, dass du schon die Hälfte des Arbeitstages hinter dir hast (und deine Ziele noch nicht erreicht hast!). Oder du hast wahrscheinlich schon einmal die Klage gehört, dass der Tag nicht genug Stunden hat. 

Doch jeder hat die gleiche Anzahl von Stunden am Tag. Beim Erreichen deiner beruflichen oder persönlichen Ziele geht es nicht darum, mehr Zeit zu haben - es geht darum, das Beste aus der verfügbaren Zeit zu machen.

Und genau darum geht es beim Zeitmanagement. In dieser Lektion erfährst du, was Zeitmanagement ist und wie ein effektives Zeitmanagement dir helfen kann, mehr in deinem Tag zu erreichen. Außerdem lernst du vier bewährte Methoden kennen, mit denen du die Kontrolle über deine Zeit behältst. 

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist die Fähigkeit einer Person, zu planen und zu kontrollieren, wie sie ihre Zeit einsetzt, um ihre Ziele zu erreichen. Effektives Zeitmanagement bedeutet, dass du dir deine Zeit so einteilen kannst, dass sie mit deinen Bedürfnissen, Werten und Zielen übereinstimmt. Kurz gesagt, es bedeutet, dass du die Kontrolle darüber hast, wohin deine Zeit fließt. 

In dieser Lektion geht es vor allem um das Zeitmanagement im Berufsleben. Du solltest dir aber bewusst sein, dass Zeitmanagement auch für dein Privatleben gilt. Es kann zum Beispiel beschreiben, wie du deine Zeit für dein Sozialleben, deine familiären Verpflichtungen, deine Gesundheit und deine persönlichen Hobbys, Interessen oder Ziele einteilst. 

"Lass dich nicht vom Kalender täuschen. Es gibt nur so viele Tage im Jahr, wie du sie nutzt. Für den einen hat das Jahr nur den Wert einer Woche, für den anderen den Wert eines ganzen Jahres."

- Charles Richards

Wie du von besserem Zeitmanagement profitierst

Wenn du lernst, deine Zeit effektiv zu managen, kann das erhebliche persönliche und berufliche Vorteile bringen. Hier sind nur einige der Vorteile eines effektiven Zeitmanagements:

 

Was gehört zum Zeitmanagement?

Die Entwicklung eines guten Zeitmanagements kann über deinen persönlichen und beruflichen Erfolg entscheiden. Aber was gehört alles zu einem effektiven Zeitmanagement? Hier findest du einen Überblick über vier bewährte Methoden, mit denen du die Kontrolle über deine Zeit übernehmen kannst. 

Analysiere

Eine der einfachsten Möglichkeiten, deine Zeit besser zu managen, besteht darin, zu analysieren, wie du sie verwendest. Beobachte, wie du deine Zeit verbringst, um die größten Zeitverschwender oder "Zeitdiebe" zu identifizieren. Suche nach Möglichkeiten, deine Zeit zu sparen oder umzuverteilen, damit sie mit deinen Interessen, Zielen und Werten übereinstimmt. 

Priorisiere

Die zweite bewährte Methode ist, Prioritäten zu setzen. Du musst deine Prioritäten kennen, bevor du weißt, wie du deine Zeit am besten nutzen kannst. Welche Aufgaben sind für dich am wichtigsten? Welche Aufgaben oder Projekte sind für dein Team und dein Unternehmen am wertvollsten? Und welche Aktivitäten könnten gestrichen oder verschoben werden? Ordne deine Aktivitäten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Setze Ziele

Sobald du deine Prioritäten kennst, kannst du dir Ziele setzen, um sie zu erreichen. Das Setzen von Zielen ist eine bewährte Methode des Zeitmanagements, denn es hilft dir, den ganzen Tag oder die ganze Woche über konzentriert zu bleiben. Klare Erwartungen und Etappenziele geben dir Struktur und halten dich auf Kurs.

Plane

Schließlich solltest du deine Zeit mit einem Kalender oder Planer planen. Verpflichte dich zu deinen Zielen, indem du dir die nötige Zeit in deinem Kalender einträgst, so wie du es bei einem wichtigen Treffen oder Termin tun würdest.

 

Ein kontinuierlicher Prozess

Zeitmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess und kein einmaliges Ereignis. Die erfolgreichsten Arbeitnehmer/innen machen es sich zur Gewohnheit, ihre Zeit zu analysieren, ihre Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, sich Ziele zu setzen und einen Zeitplan für ihren Tag oder ihre Woche zu erstellen. 


"Die schlechte Nachricht ist, dass die Zeit vergeht. Die gute Nachricht ist, dass du der Pilot bist."

Michael Altshuler

 

4 Überraschende Symptome von schlechtem Zeitmanagement

Hast du Probleme mit deinem Zeitmanagement?

Die Antwort auf diese Frage ist vielleicht nicht so einfach oder offensichtlich, wie du denkst. Die Symptome für ein schlechtes Zeitmanagement können verschiedene - und überraschende - Ausprägungen haben. Die Menschen sind sich oft nicht bewusst, dass viele der Herausforderungen, mit denen sie bei ihrer Arbeit konfrontiert sind, eigentlich die Symptome eines schlechten Zeitmanagements sind.

Zu erkennen, dass du ein Zeitmanagementproblem hast, ist der erste Schritt, um es zu überwinden. Du kannst keine Krankheit heilen, die du nicht diagnostiziert hast. Deshalb werden in dieser Lektion vier überraschende - und oft übersehene - Anzeichen für schlechtes Zeitmanagement aufgezeigt. Du lernst, wie du die Symptome erkennen kannst, damit du das Problem an der Wurzel packen kannst.

 

Was bedeutet schlechtes Zeitmanagement?

Schlechtes Zeitmanagement bedeutet, dass du nicht in der Lage bist, Prioritäten zu setzen, zu planen und die Stunden deines Tages effektiv zu nutzen. Du bist nicht in der Lage, deine konkurrierenden Interessen, Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Ziele erfolgreich zu jonglieren. 

Jeder kann ein Opfer von schlechtem Zeitmanagement werden - unabhängig von seiner Erfahrung, seiner Berufsbezeichnung oder seinem Status. Da unsere Arbeit immer komplexer und unser Leben immer hektischer wird, ist es kein Wunder, dass es vielen von uns schwerfällt, ihre Zeitpläne auszugleichen und zu kontrollieren. 

Erkenne die Symptome

Du musst die Symptome eines schlechten Zeitmanagements erkennen, bevor du sie angehen und beseitigen kannst. In den folgenden Abschnitten erfährst du mehr über vier der weniger bekannten Symptome für schlechtes Zeitmanagement. Frage dich: "Klingt das nach mir?"

Du kommst immer zu spät

Das erste Symptom ist chronische Unpünktlichkeit: Entweder bist du immer zu spät oder du bist immer in Eile. Verspätung kann einen Wasserfall-Effekt haben. Weil du zu deinem ersten Treffen zu spät gekommen bist, kommst du auch zu deinem zweiten Treffen zu spät. Und das Muster setzt sich für den Rest des Tages fort.

Was es bedeutet: Wenn du Schwierigkeiten hast, pünktlich zu sein oder deine Arbeit pünktlich abzuliefern, liegt das oft daran, dass du nicht vorausschauend denkst. Das könntest du zum Beispiel sein:

  • Du unterschätzt, wie lange du brauchst, um eine Aufgabe zu erledigen oder zu einem Termin zu kommen.

  • Versäumnisse bei der Vorhersage von Verzögerungen (z. B. Verkehrsstaus oder Engpässe bei Projekten) 

  • Sich mit unnötigen Verpflichtungen überplanen

Tipp: Wenn das auf dich zutrifft, solltest du "Puffer" in deinen Zeitplan einbauen. Nimm dir zum Beispiel 10 Minuten mehr Zeit zwischen den Besprechungen, falls die Termine länger dauern als erwartet. Oder rechne eine zusätzliche Stunde oder einen halben Tag für ein Projekt ein, um sicherzustellen, dass du genügend Zeit hast, um mit unerwarteten Ereignissen umzugehen, während du versuchst, deinen Termin einzuhalten.

 

Dein Arbeitsplatz ist ein Chaos

Das zweite Symptom eines schlechten Zeitmanagements ist ein unordentlicher Arbeitsplatz. Ist dein Schreibtisch mit unleserlichen Klebezetteln und abgestandenen Kaffeebechern übersät? Ist dein Organisationssystem unzureichend oder gar nicht vorhanden? 

Was es bedeutet: Wenn dein Arbeitsplatz aussieht, als wäre gerade ein Tornado durchgezogen, dann könnte es sein, dass du der Prokrastination zum Opfer fällst. Oder du räumst der Organisation einfach keine Priorität ein. 

Tipp: Wusstest du, dass ein unordentlicher Arbeitsplatz zu einem unordentlichen Geist führen kann? Dein unordentliches Arbeitsumfeld kann ungewollt zu einer Quelle von Ablenkung und Stress werden. Du könntest auch deine Probleme verschlimmern, wenn du das, was du suchst, nicht mehr findest, wenn du es brauchst. Also, lass dich motivieren und hör auf zu zögern, indem du dich selbst daran erinnerst, dass ein organisiertes Arbeitsumfeld die Investition wert ist.

 

Du vergisst oder vernachlässigst Verpflichtungen

Das dritte Symptom ist das Brechen oder Vernachlässigen von Verpflichtungen gegenüber deinem Team und deinem Chef - und das Nichteinhalten von Versprechen. 

Was es bedeutet: Wenn du Verpflichtungen brichst oder vernachlässigst, kann das ein Zeichen dafür sein, dass du dir zu viel vornimmst. Du könntest es zum Beispiel versäumen:

  • Aufgaben delegieren

  • Kommuniziere dein Arbeitspensum mit deinem Chef 

  • Frag deinen Chef nach den Prioritäten

Tipp: Ein Tipp, um dieses Symptom zu bekämpfen, ist, keine Verpflichtungen einzugehen, die du nicht einhalten kannst. Kommuniziere, wenn du ausgelastet bist, und bitte um Hilfe, wenn du sie brauchst.

 

Deine Leistung leidet

Das letzte verräterische Symptom eines schlechten Zeitmanagements ist eine schlechte Leistung. Du könntest weniger effizient werden, was bedeutet, dass du nicht so schnell arbeitest, wie du könntest. Oder du wirst weniger effektiv, was bedeutet, dass du mehr Fehler als sonst machst oder die Qualität deiner Arbeit abnimmt. 

Was es bedeutet: Schlechte Leistung kann ein Zeichen dafür sein, dass du dich ablenken lässt oder versuchst, zu viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. 

Tipp: Wenn das auf dich zutrifft, dann ist ein Tipp, mit dem Multitasking aufzuhören. Wenn du an einem Projekt arbeitest, solltest du nicht gleichzeitig deine E-Mails abrufen. Konzentriere dich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit. Vermeide Unterbrechungen und Ablenkungen.

 

Wie wir unsere Zeit verwalten (oder nicht verwalten), kann sich auf unser Arbeits- und Privatleben auswirken. Überlege dir, mit welchen Problemen oder Herausforderungen du bei der Arbeit konfrontiert bist, und frage dich: "Könnte das ein Symptom für schlechtes Zeitmanagement sein?"

 

Zusammenfassung

Leidest du unter schlechtem Zeitmanagement? Probleme mit dem Zeitmanagement können schwer zu diagnostizieren sein, wenn du die Anzeichen nicht kennst. Frag dich, ob du eines der folgenden Symptome wahrnimmst:

  •  Ich bin oft zu spät oder in Eile. Ich komme oft zu spät zu Terminen, Besprechungen oder Verabredungen. Meine Arbeit fühlt sich oft gehetzt an.
  •  
     Ich habe einen unordentlichen Arbeitsplatz. Mir fehlt es an Organisation. Mein Arbeitsplatz fühlt sich unaufgeräumt, unordentlich, chaotisch oder ablenkend an.
  •  
     Ich breche oder vernachlässige meine Verpflichtungen. Ich muss oft berufliche, familiäre oder soziale Verpflichtungen brechen. Ich verbringe nicht genug Zeit mit den Menschen, Aktivitäten und Projekten, die ich am meisten schätze.
  •  
     Meine Leistung leidet. Ich arbeite nicht so effizient oder so effektiv, wie ich es könnte. Ich arbeite langsam, mache Fehler oder die Qualität meiner Arbeit nimmt insgesamt ab.
 

Wenn du eines oder mehrere dieser Symptome angekreuzt hast, ist es an der Zeit, dein Zeitmanagement auf den Prüfstand zu stellen. Versuche, einige konstruktive Zeitmanagementpraktiken zu erforschen und einzuführen, um den Schmerz zu lindern.

Zeitmanagement ist eine erlernbare Fähigkeit. Übe weiter und erinnere dich daran, dass du deine Fähigkeiten mit Mühe und Zeit weiterentwickeln kannst.

 

7 Tipps für effektives Zeitmanagement bei der Arbei

Keine Superkräfte erforderlich

Hast du dir jemals gewünscht, mehr Stunden am Tag zu haben? Oder hast du dich danach gesehnt, die Zeit zu verlangsamen? 

Du brauchst keine Superkräfte, um deinen Arbeitstag zu maximieren oder mehr Zeit für die wichtigen Projekte oder Aktivitäten zu haben. Du brauchst nur ein paar wirkungsvolle Zeit-Hacks.

In dieser Lektion lernst du sieben Tipps für ein effektives Zeitmanagement kennen. Erfahre, wie diese sieben kleinen Veränderungen deine Produktivität steigern und Stunden in deinem Arbeitstag freimachen können. 

Stell dir vor

Landon hat die Kerze an beiden Enden abgebrannt. Er ist der Erste, der das Büro betritt, und der Letzte, der es verlässt. Trotzdem schafft er es kaum, seine To-Do-Liste abzuarbeiten. Er hält kaum seine Fristen ein und hat oft das Gefühl, dass er auf Arbeitsprobleme reagiert, anstatt ihnen zuvorzukommen. Entschlossen, in seiner Rolle erfolgreich zu sein, nimmt sich Landon vor, in seinen Mittagspausen zu arbeiten, um seine Aufgaben zu bewältigen.

Landons Absichten sind zwar nobel, aber er tappt in eine häufige Zeitmanagement-Falle oder einen Fehler. 

 

Arbeite smarter, nicht härter

Landon glaubt, dass er seine Herausforderungen meistern kann, indem er härter arbeitet. In diesem Fall muss er jedoch Wege finden, um intelligenter zu arbeiten. Drehe die Karteikarten um, um die Unterschiede zwischen härterem und intelligenterem Arbeiten zu entdecken:

Arbeite härter = Verbringe mehr Zeit und Mühe mit deiner Arbeit.

Arbeite smarter = Identifiziere und behebe Ineffizienzen, um die gleiche Menge an Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.

Der Arbeitstag hat nur eine begrenzte Anzahl von Stunden. Wenn Landon seine Arbeitszeit immer weiter ausdehnt, könnte er ungewollt seinen Stresspegel erhöhen, sich selbst ausbrennen und die Qualität seiner Arbeit beeinträchtigen. 

Löse dich von dem Gedanken, dass längere Arbeitszeiten immer besser sind. Setze dir stattdessen gesunde Grenzen für deine Arbeitszeit und überlege, wie du innerhalb dieser Grenzen mehr erreichen kannst. Messe deine Produktivität daran, was du in einer bestimmten Zeit erreichst - nicht daran, wie viele Stunden du arbeitest.

Konzentriere dich darauf, produktiv zu sein, anstatt beschäftigt zu sein.

- Tim Ferriss

Um intelligenter - und nicht härter - zu arbeiten, musst du strategisch vorgehen, wie du deine Zeit einteilst. Wie kannst du deinen Arbeitstag am effizientesten gestalten? Und wie kannst du die Zeiten ausnutzen, in denen du dich am produktivsten fühlst? Hier sind sieben Tipps, um in kürzerer Zeit mehr zu schaffen.

 

Tägliche und wöchentliche Ziele setzen

Der erste Tipp ist, sich tägliche und wöchentliche Ziele zu setzen. 

Mit anderen Worten: Erstelle einen Plan. Was willst du bis zum Ende der Woche erreichen? Und was musst du jeden Tag tun, um das zu erreichen? 

Setze Prioritäten für deine wöchentlichen und täglichen Ziele. Lass dich nicht durch unwichtige Aufgaben, Besprechungen und viel Arbeit davon ablenken. Achte außerdem darauf, dass deine Ziele realistisch sind. Nimm dir keine Ziele oder Versprechen vor, die du nicht einhalten kannst.

Ein Beispiel: Stell dir vor, du wirst in ein paar Wochen auf einer Konferenz sprechen. Du nimmst dir also vor, bis Ende dieser Woche dein Präsentationsdeck und deine Redepunkte zu erstellen.

  • Am Montag beschließt du, Nachforschungen anzustellen. 

  • Am Dienstag entwickelst du eine Gliederung für deine Präsentation.

  • Am Mittwoch erstellst du aus der Gliederung Präsentationsfolien für die Öffentlichkeit.

  • Am Donnerstag entwirfst du das Präsentationsdeck.

  • Und der Freitag ist für die Bearbeitung und die Erstellung von Handouts oder Aktivitäten für die Workshops vorgesehen.

Wenn du dir tägliche und wöchentliche Ziele setzt, kannst du dich besser konzentrieren, Ablenkungen vermeiden und deinen Arbeitstag effektiv planen.

 

Kümmere dich zuerst um deine wichtigsten Prioritäten

Es kann leicht passieren, dass du dich so sehr mit den alltäglichen Details beschäftigst, dass du keine Zeit für die größeren Aufgaben auf deiner To-Do-Liste hast. Oder du bist versucht, ein paar leichte Aufgaben zu erledigen, bevor du deine kühnsten Ziele für den Tag in Angriff nimmst.

Unser zweiter Tipp ist jedoch, diesem Drang zu widerstehen. Kümmere dich stattdessen zuerst um deine obersten Prioritäten. Beginne mit deiner dringendsten und wichtigsten Aufgabe - auch wenn sie am schwierigsten oder kompliziertesten ist. So stellst du sicher, dass du bei deinen größeren Zielen vorankommst. 

 

Gruppiere ähnliche Aufgaben und vermeide Multitasking

Der dritte Tipp ist, ähnliche Aufgaben zu gruppieren - und Multitasking zu vermeiden. Zum Beispiel:

  • E-Mails. Vermeide es, deine E-Mails jedes Mal zu überprüfen, wenn du eine Benachrichtigung erhältst. Plane stattdessen jeden Tag eine bestimmte Zeit ein, die du ausschließlich für das Abrufen und Beantworten von E-Mails verwendest. Dieser Tipp gilt nicht, wenn du im Kundenservice arbeitest oder wenn eine deiner Hauptaufgaben darin besteht, E-Mails schnell zu beantworten. 

  • Besprechungen. Versuche auch, mehrere Besprechungen am selben Tag - oder während desselben Teils des Tages - zusammenzulegen. Du könntest zum Beispiel die Besprechungen auf Dienstag- und Donnerstagnachmittag beschränken, damit du montags, mittwochs und freitags mehr Zeit für deine Arbeit hast.

  • Aufgaben. Vermeide Multitasking oder das Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben. Arbeite stattdessen an einer Aufgabe nach der anderen und fasse Aufgaben zusammen, die ähnliche Fähigkeiten erfordern. Du könntest zum Beispiel Aufgaben gruppieren, die das Bearbeiten oder Überprüfen der Arbeit anderer beinhalten. 

Deinem Gehirn fällt es leichter, sich auf eine Aufgabe oder Fähigkeit zur gleichen Zeit zu konzentrieren. Wenn du ähnliche Aufgaben gruppierst und Multitasking vermeidest, kannst du deine kognitive Belastung verringern und deine Effizienz steigern.

 

Alles terminieren

Viertens: Plane alles in deinem Arbeitstag mit einem Online-Kalender.
  • Plane Arbeitstreffen und persönliche Termine sowie die Zeit für das Pendeln oder die Pufferzeiten dazwischen ein.
  • Plane Zeit für die Arbeit an bestimmten Projekten ein, ohne Unterbrechung.
  • Je mehr du deinen Kalender blockierst, desto leichter wird es dir fallen, die Zeit zu schützen, die du für deine dringendsten und wichtigsten Ziele brauchst.
 

Mach regelmäßig Pausen

Apropos Zeitplan - achte auch darauf, dass du regelmäßige Pausen einplanst. Auch wenn es sich kontraintuitiv anhört, können regelmäßige Pausen tatsächlich die Produktivität und Kreativität steigern. Sie helfen dir, mit neuer Energie und erfrischt an die Arbeit zurückzukehren. Wenn du hingegen lange Zeit ohne Pausen arbeitest, kann dich das ausbremsen und mit der Zeit zu geistiger Erschöpfung führen.
 
 

Zeitlimits setzen

Ein weiterer Tipp ist, dir Zeitlimits zu setzen. Ist dir schon mal aufgefallen, dass du für deine Arbeit immer so viel Zeit brauchst, wie du ihr zugestehst? Wenn du also einen Tag Zeit hast, um eine Aufgabe zu erledigen, nimmst du dir wahrscheinlich den ganzen Arbeitstag Zeit. Wenn dein Chef dich aber bittet, die Aufgabe in einer Stunde zu erledigen, wirst du sie wahrscheinlich auch in einer Stunde schaffen. 

Lege fest, wie viel Zeit du für eine Aufgabe aufwenden willst - und halte dich daran. Stell bei Bedarf einen Timer oder eine Stoppuhr ein. 

Zeitlimits schaffen ein Gefühl der Dringlichkeit, das dir helfen kann, deine Aufmerksamkeit zu fokussieren und Ablenkungen zu vermeiden. Sie können auch dazu beitragen, dass du nicht zu viel bearbeitest, zu viel nachdenkst und dich nicht von der Analyse ablenken lässt. 

 
 

Bestimme deine "Prime Time"

Der letzte Tipp ist, deine Hauptzeit zu bestimmen. Das kannst du herausfinden, indem du die folgenden Fragen beantwortest:

  • Wann fühlst du dich bei der Arbeit am energiegeladensten oder motiviertesten? 

  • Wann leistest du deine beste Arbeit?

  • Zu welchen Stunden des Tages bist du am produktivsten?

  • Gibt es Zeiten am Tag, in denen deine Energie oder Motivation sinkt?

Die meisten von uns haben bestimmte Stunden oder Zeiten am Tag, in denen wir mehr oder weniger produktiv, motiviert und energiegeladen sind. Vielleicht bist du ein Morgenmensch. Vielleicht bemerkst du ein Energie-Tief nach dem Mittagessen. Oder vielleicht steigt deine Motivation, wenn es nachmittags im Büro ruhig wird. 

Unabhängig davon, wann sie ist, bestimme deine Hauptzeit und nutze sie optimal. Blockiere oder schütze deine Hauptzeit vor Routinebesprechungen, E-Mails oder anderen Aufgaben mit geringer Priorität. Plane stattdessen deine anspruchsvollsten und energieaufwändigsten Projekte, wenn du dich am besten fühlst. 

 

Was ist, wenn ich einfach zu viel "auf dem Teller" habe?

Manchmal musst du feststellen, dass es wirklich zu viel zu tun gibt in zu wenig Zeit. Wenn du alles getan hast, um deine Arbeit zu rationalisieren und diese Zeit-Hacks umzusetzen - und trotzdem keine Ergebnisse siehst - dann kämpfst du vielleicht mit Überengagement. Deshalb musst du deine Grenzen realistischer einschätzen. Was kannst du realistischerweise an einem Tag oder in einer Woche erreichen? Was ist ein realistischer Zeitrahmen für die Erledigung einer Aufgabe? Gibt es Arbeit, die du delegieren könntest? 

Wenn dein Chef oder deine Kolleg/innen Forderungen stellen, die deine Grenzen überschreiten, dann sprich sie an. Kommuniziere deine Bandbreite - und denkt gemeinsam über Lösungen nach. 

Versuche, deine aktuellen Aufgaben, Fristen oder Prioritäten zu erklären. Dann frage deinen Chef: "Was soll ich vorrangig erledigen?" Oder: "Kann das bis nächste Woche warten, oder muss es sofort erledigt werden?"

 

Zusammenfassung

Die Zeit ist begrenzt, aber es gibt ein paar einfache Gewohnheiten, mit denen du die dir zur Verfügung stehende Zeit besser nutzen und in kürzerer Zeit mehr erreichen kannst. Befolge diese sieben Zeitmanagement-Tipps, um deine Arbeitszeit effizienter zu nutzen:

  •  Setze dir tägliche und wöchentliche Ziele. Lege zu Beginn der Arbeitswoche und des Arbeitstages klare Ziele fest. Was sind deine Prioritäten für den Tag oder die Woche? 

  • Kümmere dich zuerst um deine obersten Prioritäten. Erledige die Aufgaben, die ganz oben auf deiner Prioritätenliste stehen, zuerst - auch wenn sie sich schwierig oder entmutigend anfühlen.
  • Gruppiere ähnliche Aufgaben und vermeide Multitasking. Vermeide Multitasking. Konzentriere dich stattdessen auf eine Aufgabe nach der anderen. Organisiere Aufgaben nach gemeinsamen Themen.
  • Plane alles ein. Plane alles in deinem Arbeitstag mit einem Online-Kalender. Plane Besprechungen und Pendelzeiten ein, aber plane auch Zeit ein, in der du ungestört an Projekten mit hoher Priorität arbeiten kannst.
  • Mach regelmäßig Pausen. Wenn du schon dabei bist, plane auch regelmäßige Pausen ein. Es ist bekannt, dass Pausen die Kreativität, Produktivität und Motivation steigern.
  • Setze dir Zeitlimits. Schaffe ein Gefühl der Dringlichkeit und vermeide es, deine Arbeit zu sehr zu analysieren, indem du dir selbst Zeitlimits setzt.
  • Bestimme deine "Prime Time". Bestimme schließlich deine "Prime Time", d.h. die Stunden des Tages, in denen du am produktivsten bist und die meiste Energie hast. Nutze deine Hauptzeit, um dich auf deine wichtigste Arbeit zu konzentrieren - vermeide es, in dieser Zeit Besprechungen anzusetzen oder Aufgaben mit geringer Priorität zu erledigen.
 

Wenn du immer noch das Gefühl hast, dass es unmöglich ist, all deine Arbeit während der normalen Arbeitszeit zu erledigen, kämpfst du vielleicht mit Überengagement. Sprich es an, wenn deine Bandbreite voll ist oder ein Zeitplan unrealistisch ist. Frag deinen Chef: "Was soll ich vorrangig erledigen?"

 

Nutze deine Wartezeit zum Arbeiten. 

Die meisten von uns verschwenden eine ganze Menge Zeit mit Warten in Schlangen, beim Pendeln oder in Wartezimmern. Warum diese Zeit nicht sinnvoll nutzen? Checke E-Mails auf deinem Handy, während du in einem Wartezimmer sitzt. Denke über ein komplexes Arbeitsproblem nach, während du in der Schlange stehst oder darauf wartest, dass der Kaffee aufgeht. Oder nimm etwas Arbeit mit, während du mit dem Bus oder der Bahn fährst.

 

Wo ist die Zeit geblieben?

Verfolge und analysiere, wie du deine Zeit nutzt

Du bist bei der Arbeit sehr beschäftigt und wechselst von einer Aufgabe zur nächsten. Die Stunden fühlen sich an, als würden sie in Minuten vergehen, und ehe du dich versiehst, ist es fünf Uhr. Du fragst deine Kolleginnen und Kollegen: "Wie kann es sein, dass der Tag schon zu Ende ist?"

Die Zeit vergeht wie im Flug, wenn wir nicht auf sie achten. Scheinbar kleine und unbedeutende Aufgaben können sich schnell summieren und große Teile unserer Arbeitstage in Anspruch nehmen. 

Deshalb ist der erste Schritt, um die Kontrolle über deine Zeit zu erlangen, die Beantwortung der folgenden Frage: "Wohin geht meine ganze Zeit?" In dieser Lektion erfährst du, warum du deine Zeit erfassen solltest, wie das geht und wie du die Ergebnisse analysierst, damit du deine Zeit besser kontrollieren kannst.

 
 

Warum solltest du deine Zeit erfassen?

Wenn du die beiden Hauptziele und die wichtigsten Vorteile der Zeiterfassung verstehst, wird dir klar, warum sich diese Investition lohnt. Drehe die Karteikarten unten um, um jedes Ziel zu erkennen:

Verstehen

Erstens gibt dir die Zeiterfassung einen genaueren Überblick darüber, wohin deine Zeit fließt. Wie viel Zeit wendest du zum Beispiel für konkurrierende Projekte und Prioritäten auf? Die Zeiterfassung kann dir helfen, das herauszufinden. 

Analysieren

Und zweitens kannst du mit der Zeiterfassung analysieren, wie du deine Zeit verbringst. Sobald du verlässliche Daten über deine Zeitverwendung hast, kannst du Fragen stellen wie: "Wo kann ich meine Zeit einsparen? "Wo könnte ich meine Zeit einsparen oder umverteilen?"

Stell dir vor, das Geld ist knapp und du beschließt, einen Haushaltsplan zu erstellen, damit du dein Geld vernünftig ausgeben und deine Ersparnisse erhöhen kannst. Was kannst du tun? Erweitere die Zeilen unten, um mehr zu erfahren.

Kategorisiere und verfolge deine Ausgaben

Du würdest wahrscheinlich damit beginnen, deine Ausgaben zu kategorisieren und zu verfolgen. Du könntest Ausgabenkategorien wie "Essen", "Wohnen", "Transport", "Unterhaltung", "Schulden" und "Versorgungskosten" erstellen. Dann verfolgst du einen Monat lang, wie du dein Geld ausgibst, und rechnest zusammen, wie viel du für jede Kategorie ausgibst. 
 

Analysiere deine Ausgabengewohnheiten

Nachdem du deine Ausgaben erfasst hast, analysierst du deine Ausgabengewohnheiten. Du schaust dir an, wie viel Geld du einnimmst und wie viel Geld du ausgibst, und ermittelst, wie viel Prozent deines Einkommens du für jede Ausgabenkategorie ausgibst. 

Du würdest dir dann Fragen stellen wie:

  • Welche Ausgaben sind notwendig?

  • Welche Ausgaben sind unnötig?

  • Wo gibt es Möglichkeiten, unnötige Ausgaben zu reduzieren und meine Ersparnisse zu erhöhen?

Du könntest zum Beispiel überrascht sein, wenn du feststellst, dass dich dein täglicher Milchkaffee 100 Dollar im Monat kostet. Oder du entdeckst, dass dein "gelegentlicher" Einkaufsbummel zu einer chronischen und teuren Gewohnheit geworden ist. 

Ein Budget erstellen und umsetzen

Schließlich würdest du deine neuen Erkenntnisse nutzen, um ein Budget zu erstellen und umzusetzen. Dein Budget wird realistischer sein, weil es auf Daten basiert. Wenn du deine Ausgaben auflistest, wird dir das auch bewusster. Vielleicht überlegst du es dir dann zweimal, bevor du den täglichen Milchkaffee kaufst oder dir eine "Einkaufstherapie" gönnst.

Die Erfassung deiner Zeit ist ähnlich wie die Erfassung deiner Ausgaben. Du musst dir deiner Zeitgewohnheiten bewusst sein, bevor du sie ändern kannst. Daten können dir helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Wenn du genau weißt, wofür du deine Zeit einsetzt, kannst du Möglichkeiten finden, unnötige Zeit "einzusparen" und diese Stunden für Aktivitäten oder Projekte zu verwenden, die deine Ziele voranbringen.

Wie kannst du also loslegen? Klick dich durch die folgenden Karten, um vier Schritte zur Zeiterfassung zu lernen.

Schritt 1: Wähle dein Zeiterfassungswerkzeug

 

 

Schritt 2: Kategorisiere deine Aktivitäten 

 Schritt 3: Erfasse deine Zeit für eine Woche oder länger

 

Schritt 4: Zähle die Ergebnisse nach Kategorie

 
 

Was solltest du mit den Ergebnissen tun?

Was machst du nun mit den Ergebnissen deiner Zeiterfassung? Und wie kannst du die gesammelten Daten nutzen, um sinnvolle Änderungen im Zeitmanagement vorzunehmen? Diesen Fragen wollen wir im Folgenden nachgehen. 

An diesem Punkt des Prozesses hast du deine Zeit erfolgreich für eine Woche oder länger erfasst und die Ergebnisse zusammengezählt. Zum Lernen verwenden wir das folgende einfache Beispiel:  

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Im obigen Kuchendiagramm könntest du also deine Aktivitäten überprüfen und dich fragen:

  • "Sind all diese Aktivitäten eine gute Nutzung meiner Zeit?" Das könnte dazu führen, dass du deine persönliche Internetnutzung bei der Arbeit einstellst.
Du könntest dich dann fragen:
  • "Wo könnte ich Zeit sparen?" Und das könnte dich dazu bringen, herauszufinden, wie Automatisierungssysteme deine Zeit für das Schreiben von E-Mails reduzieren können. 
 

Wenn du herausgefunden hast, wo du Zeit sparen kannst, kannst du dich fragen:

  • "Wie will ich meine Zeit verbringen?" Das kann dazu führen, dass du zum Beispiel mehr Zeit für Networking und die Akquise neuer Geschäfte aufbringst.
 
Analysiere die Ergebnisse deiner Zeiterfassung und finde Möglichkeiten, Zeit zu sparen, Aktivitäten zu rationalisieren und unnötige Tätigkeiten zu delegieren oder zu streichen. Nutze diese Erkenntnisse, um deine Zeit auf die Aktivitäten umzuverteilen, die für das Erreichen deiner beruflichen oder persönlichen Ziele am wichtigsten sind. 

 

Zusammenfassung

Die Erfassung deiner Zeit ist für ein effektives Zeitmanagement unerlässlich. Die Zeiterfassung kann dir bewusst machen, wie du deine Zeit verbringst. Sie kann auch Möglichkeiten aufzeigen, wie du Zeit sparen und deine Zeit auf die Aktivitäten umverteilen kannst, die dir am wichtigsten sind. 

Um loszulegen, wähle dein Zeiterfassungstool. Das kann eine Tabellenkalkulation, ein Word-Dokument, ein Notizbuch oder eine Zeiterfassungs-App sein - irgendetwas, mit dem du deine täglichen Aktivitäten aufzeichnen kannst. Als Nächstes legst du Kategorien für deine Hauptaktivitäten, Aufgaben oder Projekte an. Dann kannst du loslegen. Erfasse deine Zeit für mindestens eine Woche. Erfasse deine täglichen Aktivitäten - und wie viel Zeit du damit verbringst - in Echtzeit. Rechne schließlich die Ergebnisse nach Kategorien zusammen. Wo ist deine Zeit geblieben?

Nachdem du deine Zeit erfasst hast, vergiss nicht, deine Ergebnisse zu analysieren. Beurteile, wie du deine Zeit verbringst, und finde Möglichkeiten, deine Zeit besser einzuteilen oder zu planen.

 

Überprüfe deinen Fortschritt. Überprüfe immer deine Fortschritte, nachdem du die Änderungen aus der Zeiterfassung umgesetzt hast. Nachdem ein oder zwei Monate vergangen sind, solltest du deine Zeit erneut erfassen und sehen, wie du vorankommst. Was klappt gut? Was klappt nicht so gut? Nimm weitere Anpassungen vor und stimme dein Zeitmanagement ab.